Descrizione del lavoro per il segretario del capo dell'impresa

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Descrizione del lavoro per il segretario del capo dell'impresa. Documento completo

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I. Disposizioni generali

Il segretario del capo dell'impresa appartiene alla categoria "Specialisti".
La nomina alla posizione di assistente del capo dell'impresa e il licenziamento da esso vengono effettuati per ordine del capo dell'impresa in conformità con i requisiti dell'attuale legislazione sul lavoro.
Il segretario del capo dell'impresa riferisce direttamente al capo dell'impresa.
In assenza di un assistente del capo dell'impresa, le sue funzioni sono svolte da una persona nominata secondo le modalità prescritte, che acquisisce i corrispondenti diritti ed è responsabile del corretto adempimento dei compiti affidatigli.
Il segretario del capo dell'impresa deve conoscere:

legislazione dell'Ucraina sull'attività imprenditoriale;
fondamenti di diritto amministrativo, economico e del lavoro;
documenti normativi, metodologici e altri documenti guida nel campo dell'attività professionale;
lavoro d'ufficio;
regolamenti, istruzioni e altri materiali sullo sviluppo di documentazione gestionale, organizzativa, tecnica e di altro tipo;
fondamenti di economia, organizzazione del lavoro, produzione;
profilo, specializzazione e caratteristiche della gestione aziendale;
struttura organizzativa, produttiva e sociale dell'impresa;
basi della tecnologia di produzione;
computer e apparecchiature per ufficio;
mezzi tecnici di registrazione ed elaborazione delle informazioni;
regole, norme ed etichetta per l'organizzazione di eventi aziendali, meeting, ricevimenti, convegni;
fondamenti di psicologia della comunicazione, sociologia ed etica delle relazioni professionali;
i fondamenti della cultura nazionale, dei costumi, degli stili corrispondenti del discorso letterario e commerciale;
una o più lingue straniere.

Requisiti di qualificazione: istruzione superiore nel settore di formazione pertinente (specialistico, bachelor o junior specialista) ed esperienza lavorativa nella professione di almeno 1 anno o istruzione superiore senza requisiti per il campo di formazione (specialistico, bachelor o junior specialista) e post-laurea istruzione: riqualificazione o formazione avanzata ed esperienza lavorativa presso l'impresa per almeno 2 anni.

II. Responsabilità lavorative

Partecipa all'implementazione di un sistema di relazioni, lo applica e lo mantiene in conformità con i requisiti e le procedure stabiliti, che garantiscono il coordinamento delle attività di gestione interna tra il capo dell'impresa e i capi delle divisioni strutturali e altri dipendenti, nonché il sistema dei rapporti tra il capo dell'impresa e i rappresentanti di altre aziende, partner, concorrenti, clienti.
Organizza l'orario di lavoro del capo dell'impresa, apporta tempestivamente modifiche e integrazioni al programma e al programma del suo lavoro.
Redige un programma mensile di relazioni dei capi delle divisioni strutturali sui risultati delle attività economiche.
Porta a conoscenza di tutti i servizi interessati, delle organizzazioni terze e dei singoli individui il contenuto dei protocolli e delle decisioni prese e ne monitora l'attuazione.
Effettua un ordine per le attrezzature, i materiali e i servizi necessari.
Partecipa alla considerazione di questioni gestionali e organizzative.
Mantiene la documentazione stabilita.
Per conto del capo dell'impresa, prepara revisioni analitiche sulle attuali questioni sociali, economiche e finanziarie nelle condizioni di mercato.
Effettua la selezione e l'elaborazione delle informazioni per il capo.
Prepara, secondo la nomenclatura approvata, progetti di documentazione amministrativa, corrispondenza amministrativa, commerciale, tecnica e di altro tipo - richieste, ricorsi, risposte a lettere, messaggi, ecc.
Esegue note di protocollo, monitora la disponibilità di resoconti integrali su eventi e discorsi importanti e significativi in occasione di riunioni, riunioni, conferenze, ecc.
Partecipa alla preparazione di relazioni, certificati e altro materiale per i discorsi del capo dell'impresa.
Organizza la consegna tempestiva e mirata di istruzioni, istruzioni e ordini dal capo dell'impresa, corrispondenza ufficiale e documentazione speciale ai capi dipartimento e altri esecutori.
Monitora il processo di acquisizione delle informazioni stabilite e controlla la completezza della ricezione.
Registra le richieste e le dichiarazioni dei dipendenti, organizza il loro ricevimento (incontro) con il capo dell'impresa.
Assiste il responsabile della struttura nell'applicazione dell'etichetta e del protocollo appropriati quando riceve funzionari, visitatori e ospiti.
Regola il corso della giornata lavorativa del viaggio del capo dell'impresa.
Accompagna il capo dell'impresa durante le sue visite, viaggi d'affari e viaggi, svolgendo compiti e responsabilità permanenti, nonché lavori derivanti da circostanze specifiche.

III. Diritti

Il segretario del capo dell'impresa ha diritto:

Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'impresa in merito alle sue attività.
Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relative a quelle previste nelle presenti istruzioni affinché siano esaminate dalla direzione.
Nell'ambito delle tue competenze, informa il manager di tutte le carenze individuate nelle attività dell'impresa e presenta proposte per la loro eliminazione.
Richiedere personalmente o per conto del capo dell'impresa ai capi dipartimento e agli specialisti informazioni e documenti necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative.
Coinvolgere specialisti di tutte le divisioni strutturali nello svolgimento dei compiti a lui assegnati.
Richiedere alla direzione dell'impresa di assistere nello svolgimento delle proprie funzioni.

IV. Una responsabilità

Il Segretario Esecutivo ha il compito di:

Per prestazioni inadeguate o mancato adempimento dei propri doveri ufficiali come previsto nella presente Descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione dell'Ucraina.
Per i reati commessi durante lo svolgimento delle loro attività - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile dell'Ucraina.
Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro in Ucraina.

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