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Descrizione del lavoro per il responsabile dell'ufficio. Documento completo

tutela del lavoro / Descrizione del lavoro

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I. Disposizioni generali

1. Il responsabile d'ufficio appartiene alla categoria degli specialisti aziendali, i cui compiti principali sono il supporto organizzativo e documentale per le attività gestionali.
2. Il responsabile dell'ufficio viene nominato all'incarico e revocato dallo stesso con provvedimento del Direttore Generale della Società.
3. Il Responsabile dell'Ufficio riporta direttamente al Direttore Generale.
4. Il responsabile dell'ufficio è subordinato al responsabile delle pulizie, all'autista, al corriere e all'addetto alle pulizie.
5. Il responsabile dell'ufficio tiene la documentazione del personale durante il periodo di assenza temporanea (malattia, ferie) del capo del dipartimento del personale.
6. Durante un periodo di assenza temporanea (malattia, ferie), il responsabile del dipartimento Risorse Umane sostituisce il responsabile dell'ufficio.
7. Il responsabile dell'ufficio è guidato nelle sue attività da:

• atti legislativi dell'Ucraina;
• lo Statuto della Società;
• Regolamento sull'orario interno dell'orario di lavoro;
• Regolamento sulle funzioni della Società;
• ordini di gestione;
• materiali normativi e metodologici per l'organizzazione del lavoro d'ufficio;
• questa descrizione del lavoro.

8. Sono ammesse le persone con un'istruzione superiore o secondaria specializzata superiore e incompleta e almeno 1 anno di esperienza lavorativa in una posizione simile, con conoscenza del lavoro d'ufficio, delle attrezzature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), dei programmi Microsoft Office, della cultura del lavoro e degli affari. nominato responsabile dell'ufficio etica.
9. Il responsabile dell'ufficio deve conoscere:

• struttura organizzativa e dipendenti della Società;
• regolamenti, ordini e procedure interne della Società;
• funzioni e compiti delle divisioni della Società;
• compiti funzionali dei dipendenti dell'ufficio amministrativo della Società;
• i loro doveri e diritti funzionali;
• loro azioni in situazioni di emergenza.

II. Responsabilità lavorative

1. Svolge le funzioni di Segretario della Società:
2. Supporto documentazione gestionale:

• accettazione di documenti e dichiarazioni personali per la firma del Direttore Generale della Società;
• apporre il timbro del sigillo ufficiale su contratti e ordini;
• lavorare con ordini, istruzioni: preparazione del progetto, esecuzione, firma, approvazione, familiarità con i dipendenti della Società, registrazione, contabilità, archiviazione, archiviazione di file;
• lavorare con la corrispondenza in entrata (lettere, fax): ricezione, registrazione, trasferimento al destinatario, contabilità, archiviazione;
• organizzare la ricezione della corrispondenza presso gli indirizzi legali, postali e reali;
• lavorare con la corrispondenza in uscita (lettere, fax): registrazione, trasmissione, contabilità, archiviazione; preparazione delle lettere del Direttore Generale e dei suoi delegati; invio di lettere urgenti;
• tenuta e registrazione dei verbali di riunioni e riunioni;
• registrazione di procure per ricevere corrispondenza, pacchi e altri beni materiali;
• per conto del Direttore Generale e dei direttori di dipartimento, eseguire lavori di copiatura e duplicazione;
• predisporre, per conto del Direttore Generale e dei direttori di dipartimento, bozze di lettere, richieste e altri documenti relativi all'attività della Società nel suo complesso;
• per conto del Direttore Generale, stampa del materiale ufficiale, inserimento delle informazioni nella banca dati;
• compilare i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, garantirne la sicurezza e archiviarli nell'archivio.

3. Ricevere telefonate e, se necessario, trasferirle ai dipendenti a cui sono destinate. Registrare le informazioni ricevute telefonicamente per il Direttore Generale in sua assenza e portarne alla attenzione il contenuto.
4. Preparazione delle riunioni e delle sessioni tenute dal Direttore Generale (comunicazione ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno).
5. Organizzazione di meeting di visitatori e ospiti della Società.
6. Ordinazione di biglietti aerei e ferroviari, prenotazione di hotel.
7. Assicura la vita dell'ufficio:

• ordinare l'acqua secondo necessità;
• ordinazione trimestrale di cancelleria;
• abbonamento a periodici;
• registrazione delle domande di pagamento delle fatture per l'affitto dei locali e dei pagamenti delle utenze dei proprietari;
• organizzazione e controllo del rispetto da parte dei dipendenti della Società delle istruzioni di sicurezza e degli orari di funzionamento stabiliti dall'amministrazione della società locatrice.

8. Coordinare e supervisionare il lavoro di:

• conducente (accettazione delle richieste per un'auto e sviluppo di un programma per l'utilizzo dei veicoli della Società);
• corrieri;
• addetti alle pulizie.

9. Il dirigente d'ufficio, in quanto membro del collettivo di lavoro, è tenuto a:

• adempiere coscienziosamente ai propri doveri lavorativi, osservare la disciplina del lavoro, eseguire tempestivamente e accuratamente gli ordini dell'amministrazione e del supervisore immediato, utilizzare tutto l'orario di lavoro per il lavoro produttivo;
• svolgere compiti e incarichi di produzione in modo tempestivo e di qualità;
• mantenere la pulizia e l'ordine sul posto di lavoro, in ufficio e in altri locali, osservare la procedura stabilita per la conservazione di documenti e beni materiali;
• uso efficiente di personal computer, attrezzature per ufficio e altre attrezzature, uso economico e razionale di materiali ed energia, altre risorse materiali;
• rispettare le norme, le regole e le istruzioni in materia di protezione del lavoro, servizi igienico-sanitari industriali, norme sulla sicurezza antincendio;
• a non utilizzare per discorsi e pubblicazioni sui media informazioni ricevute in virtù di posizioni ufficiali, definite da appositi documenti aziendali come segreto commerciale (ufficiale), la cui diffusione potrebbe arrecare danno alla società o ai suoi dipendenti.

III. Diritti

Il responsabile dell'ufficio ha diritto:

1. Ricevere informazioni, comprese informazioni riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
2. Richiedere agli artisti interpreti o esecutori di finalizzare documenti predisposti in violazione delle regole stabilite per la loro preparazione ed esecuzione.
3. Approvazione dei documenti dell'attività di gestione nell'ambito delle sue competenze.
4. Presentare proposte al management per migliorare il proprio lavoro e quello della Società.
5. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati come risultato delle attività della Società.
6. Prendi decisioni di tua competenza.
7. Applicare incentivi e imporre sanzioni ai dipendenti subordinati al responsabile dell'ufficio, previo accordo con il Direttore Generale.

IV. Una responsabilità

Il responsabile dell'ufficio ha il compito di:

1. Inadempimento e/o adempimento poco chiaro e prematuro dei propri doveri d’ufficio.
2. Omissioni che comportino un danno materiale alla Società e/o un danno alla sua immagine.
3. Sicurezza della documentazione, divulgazione di informazioni classificate come “Confidenziali” o “KT”.
4. Ignorando i diritti previsti in questo manuale.
5. Violazione delle norme interne sul lavoro, della produzione e della disciplina del lavoro.

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