Descrizione del lavoro per il capo del dipartimento generale dell'amministrazione comunale

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I. Disposizioni generali

Il capo del dipartimento dell'amministrazione generale è un funzionario chiamato a facilitare il buon funzionamento dell'apparato amministrativo mediante l'attuazione di alcune misure organizzative e tecniche.
Il gestore riporta direttamente al capo dell'amministrazione.
Il capo dell'amministrazione viene nominato e revocato dall'incarico.
Alla carica di dirigente viene nominata una persona che, di regola, ha un'istruzione superiore ed esperienza pratica lavorando negli organi esecutivi e amministrativi.
Il manager nelle sue attività è guidato da:

legislazione ucraina;
delibere e ordini del capo del distretto;
delibere e ordini del capo dell'amministrazione;
istruzioni standard per il lavoro d'ufficio;
regolamenti interni del lavoro;
nomenclatura dei casi;
questa Istruzione.

Il gestore deve sapere:

struttura e organizzazione dell'apparato;
struttura e principali questioni relative all'organizzazione del lavoro dei dipartimenti amministrativi; numeri di telefono dei dipendenti con i quali è necessaria la comunicazione;
regole commerciali generali.

Durante l'assenza del capo dipartimento (malattia, ferie), le sue funzioni sono svolte da una persona nominata dal capo dell'amministrazione.

II. Responsabilità lavorative

Capo del Dipartimento di Amministrazione Generale:

Sviluppa e redige un elenco di casi nell'amministrazione e istruzioni per lo svolgimento del lavoro d'ufficio, monitora la loro attuazione;
Redige cartelle di delibere e ordini del capo dell'amministrazione;
Organizza il controllo sull'impostazione del lavoro d'ufficio nei dipartimenti delle amministrazioni;
Supervisiona i dipendenti dell'apparato amministrativo sul lavoro d'ufficio;
Prepara i fascicoli generali del lavoro d'ufficio per l'archiviazione e ne garantisce la sicurezza;
Organizza l'esame del valore dei documenti;
Trasferisce i documenti di conservazione permanente all'archivio distrettuale e i documenti di un periodo di conservazione temporanea - per la distruzione secondo le istruzioni per il lavoro d'ufficio;
Tiene traccia delle delibere e degli ordini del capo dell'amministrazione;
Tiene registri e controlla i tempi di esame delle proposte e delle domande dei cittadini secondo le regole previste dalle istruzioni per il lavoro d'ufficio;
Organizza la tempestiva distribuzione delle delibere e dei provvedimenti del capo dell'amministrazione e di altri documenti organizzativi e amministrativi;
Redige e trasmette all'esecutore responsabile “file di controllo” per i documenti sottoposti a controllo speciale;
Entro il termine stabilito dal capo dell'amministrazione, gli riferisce sullo stato di avanzamento dell'esecuzione dei documenti;
Rilascia certificati scritti e orali sugli atti dell'amministrazione;
Effettua la registrazione degli imprenditori senza formare una persona giuridica.

III. Diritti

Il responsabile dell'amministrazione generale ha il diritto di:

controllare l'organizzazione del lavoro;
verificare l'organizzazione della verifica dell'esecuzione e la qualità della tenuta dei registri nell'amministrazione;
verificare lo stato del lavoro d'ufficio, la correttezza della formazione e la registrazione delle pratiche nei dipartimenti amministrativi;
formulare proposte al capo dell'amministrazione su tali questioni;
fare commenti, restituire documenti eseguiti in modo errato per la correzione;
richiesta agli esecutori testamentari (scritti e orali) di informazioni sullo stato di avanzamento dell'esecuzione dei documenti e istruzioni orali del capo dell'amministrazione, suo vice;
firmare alcune tipologie di documenti secondo le Istruzioni per la Gestione dell'Ufficio;
partecipare alle riunioni delle commissioni amministrative, alle riunioni tenutesi in seguito a documenti controllati e su altre questioni di loro competenza.

IV. Una responsabilità

Il responsabile dell'amministrazione generale ha il compito di:

per un ordine chiaro e un'elevata qualità nella preparazione, ricezione e ulteriore passaggio di tutti i documenti nella gestione dei documenti e negli archivi;
per un chiaro monitoraggio dell'esecuzione dei documenti, informazioni tempestive al capitolo sullo stato di avanzamento della loro esecuzione;
per l'esattezza dei certificati emessi secondo i documenti dell'amministrazione;
per l'esecuzione di rigorosi moduli di segnalazione, sigilli e timbri dell'amministrazione rigorosamente per lo scopo previsto;
per la divulgazione di informazioni contenute in documenti per scopi non ufficiali;
per la pulizia e l'ordine nei locali di lavoro dell'amministrazione.

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