Descrizione del lavoro per il capo dell'archivio

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Descrizione del lavoro del responsabile degli archivi. Documento completo

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I. Disposizioni generali

L'archivista appartiene alla categoria dei gestori.
Per la posizione di responsabile dell'archivio viene nominata una persona con istruzione professionale secondaria e almeno 2 anni di esperienza nella tenuta dei registri.
La nomina alla carica di direttore dell'archivio e la sua revoca vengono effettuate con ordinanza del direttore dell'impresa su raccomandazione di _______.
L'archivista deve sapere:

risoluzioni, istruzioni, ordini, altri documenti disciplinari e regolamentari di organi superiori e di altri organi relativi al lavoro dell'archivio;
sistema statale unificato del lavoro d'ufficio;
la procedura per il trattamento dei documenti entrati nell'archivio e l'attuale sistema di classificazione;
struttura aziendale;
regole per la conservazione di moduli di segnalazione rigorosi;
nozioni di base di organizzazione della produzione, del lavoro e della gestione;
legislazione del lavoro;
regolamenti interni sul lavoro;
norme e regolamenti di tutela del lavoro.

Nella sua attività, il responsabile dell'archivio è guidato da:

Regolamento sull'archivio dell'impresa;
questa descrizione del lavoro.

L'Archivista riporta direttamente a _______.
Il capo dell'archivio sovrintende ai dipendenti dell'archivio.
Durante l'assenza del direttore dell'archivio (vacanze, viaggio d'affari, malattia, ecc.), I suoi doveri e diritti vengono trasferiti al suo sostituto e, in sua assenza, alla persona nominata per ordine del direttore dell'organizzazione.

II. Responsabilità lavorative

Archivista:

Guida l'organizzazione e la gestione degli archivi all'interno dell'azienda.
Assicura la ricezione, la registrazione, la sistematizzazione, l'archiviazione e l'utilizzo dei documenti secondo la procedura stabilita.
Supervisiona i lavori di compilazione di un apparato scientifico di riferimento che faciliti la contabilità e l'utilizzazione dei documenti d'archivio, vale a dire: inventari, schedari, cataloghi, indici, guide, riviste, informazioni storiche, ecc., nonché i relativi documenti contabili (libri di ricevuta e smaltimento di pratiche, elenchi di fondi, fogli di fondi, fascicoli di fondi).
Fornisce assistenza metodologica nel reperimento dei documenti necessari.
Istruisce i dipendenti delle divisioni strutturali dell'organizzazione sulla procedura per la creazione, la preparazione e l'invio di documenti all'archivio.
Monitora la ricezione tempestiva dei documenti completati dal lavoro d'ufficio nell'archivio.
Fornisce lavoro sull'esame del valore dei documenti d'archivio, sulla formazione di documenti per l'archiviazione permanente e temporanea.
Supervisiona i lavori di compilazione degli inventari delle pratiche per il trasferimento dei documenti agli archivi di Stato, redigendo atti sulla distruzione dei documenti i cui termini di conservazione sono scaduti.
Monitora lo stato dei documenti, la tempestività del loro restauro e il rispetto nei locali dell'archivio delle condizioni necessarie per garantire la sicurezza dei documenti.
Organizza il lavoro sulla tenuta dei registri del flusso di documenti e del numero di casi, emettendo certificati di archivio sulla base dei dati disponibili nei documenti di archivio.
Prepara i rapporti prescritti.
Partecipa allo sviluppo di regolamenti e istruzioni per la tenuta dei registri e la gestione degli archivi.
Svolge attività di protezione delle informazioni che costituiscono segreti statali, commerciali e ufficiali.
Assicura la disponibilità in archivio delle attrezzature necessarie, della modulistica richiesta, della cancelleria, della letteratura didattica e metodologica per l'ambito delle mansioni.
Verifica la correttezza della contabilità e la conservazione dei moduli di rendicontazione rigorosa.
Monitora il corretto funzionamento e la funzionalità dei locali di produzione, la disponibilità e la funzionalità delle attrezzature antincendio.
Consulenza ergonomica ed elaborazione di raccomandazioni sull'organizzazione dei luoghi di lavoro e sulle condizioni di lavoro per varie categorie di lavoratori.

III. Diritti

L'archivista ha diritto a:

Presentare proposte per migliorare le attività dell’archivio affinché siano esaminate dal capo dell’impresa e dai capi delle divisioni strutturali.
Richiedere personalmente o per conto del direttore dell'impresa ai capi delle divisioni strutturali e agli specialisti i documenti e le informazioni necessari.
Stabilire le responsabilità lavorative per i dipendenti subordinati.
Firmare e sottoscrivere documenti di loro competenza.
Presentare proposte all'esame del direttore dell'impresa:

sull'imposizione di sanzioni materiali e disciplinari ai dipendenti a lui subordinati che non adempiono o adempiono in modo improprio ai loro doveri ufficiali;
sull'applicazione di incentivi per lo svolgimento esemplare delle mansioni lavorative, il lavoro a lungo termine e impeccabile dei dipendenti a lui subordinati.

Richiedere al direttore dell'impresa (altri manager) di fornire assistenza nell'adempimento dei doveri e dei diritti previsti nella presente descrizione del lavoro.
Interagire con tutte le divisioni strutturali sulle questioni relative al lavoro di archivio.

IV. Una responsabilità

L'Archivista ha il compito di:

Per l'esecuzione impropria o la mancata esecuzione dei propri doveri ufficiali previsti dalla presente descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro dell'Ucraina.
Per i reati commessi durante lo svolgimento delle loro attività - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile dell'Ucraina.
Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione del lavoro e civile dell'Ucraina.

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