Descrizione del lavoro per un gestore di documenti

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Descrizione del lavoro per uno specialista di documenti. Documento completo

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I. Disposizioni generali

Lo specialista della documentazione appartiene alla categoria degli specialisti.
Per la posizione:

uno specialista in documenti viene nominato da una persona con un'istruzione professionale superiore senza presentare requisiti di esperienza lavorativa;
Specialista in documenti di categoria II: viene nominata una persona che ha una formazione professionale superiore e ha lavorato come specialista in documenti per almeno 3 anni;
specialista in documenti di categoria I - una persona che ha una formazione professionale superiore ed esperienza lavorativa nella posizione di specialista in documenti di categoria II per almeno 3 anni.

La nomina alla posizione di responsabile della documentazione e il licenziamento da essa vengono effettuati per ordine del direttore dell'impresa su presentazione (capo del dipartimento di supporto della documentazione; capo dell'ufficio; altro funzionario).
La documentazione deve sapere:

decreti, istruzioni, ordinanze, altri documenti normativi e regolamentari delle autorità superiori relativi al supporto documentale per la gestione;
la procedura di pianificazione, progettazione e tecnologia del lavoro sulla base delle tecnologie organizzative e informatiche per i servizi di supporto alla documentazione gestionale;
metodi di ricerca, analisi, progettazione e sviluppo di sistemi di documentazione;
la procedura di registrazione, classificazione, conservazione, esame del valore dei documenti;
organizzazione di archivi;
documenti normativi e metodologici sulla progettazione e il funzionamento dei sistemi automatizzati di gestione delle informazioni;
modalità di progettazione e aggiornamento di banche dati e banche dati;
fondamenti di management, ergonomia, psicologia sociale, sociologia;
formazione di documenti;
esperienza nazionale ed estera nel campo del supporto documentale al management;
fondamenti di economia, organizzazione del lavoro e management;
legislazione del lavoro;
regolamenti interni sul lavoro;
norme e regolamenti di tutela del lavoro.

Il gestore documenti riporta direttamente a _______.
Durante l'assenza del responsabile dei documenti (ferie, malattia, ecc.), i suoi compiti sono svolti da una persona nominata per ordine del direttore dell'impresa, che acquisisce i diritti corrispondenti ed è responsabile del corretto adempimento dei compiti affidatigli lui.

II. Responsabilità lavorative

Esperto di documenti:

Sviluppa e implementa processi tecnologici per lavorare con documenti e informazioni documentali basati sull'uso di tecnologie organizzative e informatiche (contabilità, controllo dell'esecuzione, archiviazione operativa, lavoro di riferimento).
Partecipa alla pianificazione, organizzazione e miglioramento delle attività del dipartimento di documentazione gestionale.
Supervisiona lo stato degli affari.
Prepara proposte per garantire condizioni di lavoro ergonomiche e razionalizzare i luoghi di lavoro per i dipendenti del dipartimento di supporto alla documentazione.
Sviluppa sistemi di documentazione unificati e schede attività di documenti per vari scopi e livelli di gestione, classificatori di informazioni sui documenti.
Organizza l'implementazione dei sistemi di documentazione.
Adotta misure per razionalizzare la composizione dei documenti e degli indicatori informativi, ridurne il numero e ottimizzare i flussi documentali.
Partecipa alla selezione dei documenti trasferiti per l'archiviazione statale, all'organizzazione dell'archiviazione e all'esame del valore dei documenti.
Partecipa alla definizione dei compiti, alla progettazione, al funzionamento e al miglioramento (in termini di supporto informativo) dei sistemi informativi e dei sistemi di gestione automatizzati, nonché allo sviluppo delle più recenti tecnologie informatiche (comprese quelle non cartacee).
Studia e riassume l'esperienza avanzata nazionale ed estera nel campo del supporto della documentazione per la gestione, sviluppa documenti normativi e metodologici sulle questioni relative al supporto della documentazione.
Partecipa alla selezione, collocamento e formazione avanzata del personale del dipartimento di supporto alla documentazione.
Svolge gli incarichi ufficiali individuali del suo diretto superiore.

III. Diritti

Il gestore documenti ha il diritto:

Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'impresa relativi alle sue attività.
Fare proposte per migliorare il lavoro relativo alle responsabilità previste in questa istruzione.
Nell'ambito delle tue competenze, informa il tuo diretto superiore di tutte le carenze nelle attività dell'impresa (unità strutturale, singoli dipendenti) identificate nel processo di adempimento dei loro diritti e responsabilità ufficiali e presenta proposte per la loro eliminazione.
Richiedere personalmente o per conto del diretto superiore ai capi dipartimento e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per svolgere le proprie mansioni lavorative.
Coinvolgere specialisti di tutte le (singole) divisioni strutturali nella risoluzione dei compiti a lui assegnati (se ciò è previsto dal regolamento sulle divisioni strutturali, in caso contrario, con il permesso del capo dell'organizzazione).
Richiedere alla direzione dell'impresa, al tuo supervisore immediato, di fornire assistenza nello svolgimento dei compiti previsti nella presente descrizione del lavoro.

IV. Una responsabilità

Il gestore dei documenti ha il compito di:

prestazioni inadeguate o mancato adempimento dei propri doveri ufficiali come previsto nella presente descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro dell'Ucraina.
reati commessi nello svolgimento delle loro attività - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile dell'Ucraina.
causare danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione del lavoro e civile dell'Ucraina.

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