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Descrizione del lavoro di una segretaria. Documento completo

tutela del lavoro / Descrizione del lavoro

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I. Disposizioni generali

1. La descrizione del lavoro definisce i compiti, i poteri e le responsabilità, nonché le condizioni di lavoro del segretario dell'unità strutturale (di seguito denominata Unità).
2. Il segretario è nominato e revocato dall'incarico in conformità alla normativa vigente in materia di lavoro per ordine del direttore generale della società.
3. Il Segretario riporta al Direttore Vendite Dirette di Divisione.
4. Durante la temporanea assenza del segretario le sue funzioni sono svolte da persona nominata secondo le modalità prescritte. Questa persona acquisisce i diritti corrispondenti ed è responsabile dell'adempimento di tali doveri.

II. Nel suo lavoro è guidato e deve conoscere

1. La struttura dell'azienda, l'ubicazione delle divisioni strutturali (indirizzi), le posizioni e i nomi dei manager, i principali specialisti dell'azienda.
2. Organizzazione e standard aziendali.
3. Nozioni di base sull'etichetta aziendale, capacità di negoziazione commerciale (incluso il telefono).
4. Campioni, moduli, modelli e documenti standard adottati dall'azienda. Varietà e struttura di documenti, metodi, regole e caratteristiche della loro preparazione, progettazione.
5. Regolamenti, risoluzioni, ordinanze, ordinanze, altri documenti normativi relativi alle attività dell'impresa.
6. La procedura per la sistematizzazione e la conservazione della documentazione, i metodi per l'elaborazione e l'archiviazione della corrispondenza.
7. Attrezzatura da ufficio.
8. Regole e norme di protezione del lavoro, sicurezza e protezione antincendio.
9. Regole per l'uso delle apparecchiature per ufficio e del PC.
10. Regolamentazione interna del lavoro.

III. Responsabilità lavorative

1. Ricevi telefonate e visitatori alla reception.
2. Comprendere le esigenze di chiamanti e visitatori.
3. Inoltra le telefonate in entrata e gestisci le chiamate in uscita, ricevi e invia fax, registra messaggi per i dipendenti.
4. Registrare l'ora, lo scopo della richiesta, nonché i dati sulle azioni intraprese (informazioni per i dipendenti, ricezione di fax).
5. Organizzare un servizio efficace per i visitatori, creare condizioni confortevoli per loro, consigliarli, fornire informazioni e altro materiale.
6. Effettuare contatti commerciali diretti con dirigenti e altri dipendenti dell'azienda.
7. Elaborare la corrispondenza in entrata e in uscita (ricevere, inoltrare).
8. Controllare i numeri di telefono dei clienti rispetto al database.
9. Risolvi le chiamate interurbane.
10. Lavora con e-mail, fax (ricezione, layout di invio, lettere).
11. Registra le transazioni.
12. Monitora i clienti.
13. Gestire ricevute e ricevute di cassa.
14. Elaborare la corrispondenza in entrata e in uscita (ricevere, registrare, inoltrare).
15. Mantenere un archivio di documenti, lettere, giornali, materiale informativo.
16. Preparare ed eseguire la documentazione necessaria per organizzare il lavoro dell'azienda.
17. Assicurati di raggiungere il tuo obiettivo personale.
18. Partecipa alle riunioni e alle riunioni del team, dell'ufficio, dell'azienda.
19. Si impegna a favorire la crescita professionale e personale, la formazione e l’auto-miglioramento.
20. Mantenere l'area di lavoro in ordine garantirà produttività e sicurezza sul lavoro.
21. Mantenere un clima morale positivo nella squadra e in ufficio. Mostra assistenza reciproca, responsabilità, fiducia, supporto, ottimismo.
22. Svolgere incarichi ufficiali separati del supervisore diretto.
23. Seguire le regole del programma di lavoro adottato dall'azienda.

IV. Poteri ufficiali

1. Richiesta ai dipendenti e ai responsabili dell'Unità di informazioni e documenti necessari per lo svolgimento delle proprie mansioni.
2. Conoscere i documenti che definiscono i diritti e gli obblighi della posizione ricoperta, i criteri per valutare la qualità dell'esercizio delle funzioni ufficiali.
3. Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relativo alle responsabilità previste nelle presenti istruzioni affinché siano esaminate dalla direzione

V. Responsabilità ufficiale

1. Per inadempimento o adempimento improprio dei doveri ufficiali previsti dalla presente istruzione - entro i limiti stabiliti dall'attuale legislazione sul lavoro dell'Ucraina.
2. Per mancato adempimento delle funzioni ufficiali.
3. Per violazione dei regolamenti interni dell'azienda.
4. Per violazione dell'etica aziendale.
5. Per uso improprio della tecnologia informatica.
6. Per i reati commessi nel corso delle loro attività, stabilite dall'attuale legislazione dell'Ucraina.
7. Per aver fornito false informazioni alla direzione.
8. Per l'atteggiamento negligente nel tenere i registri.

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